A. Rozliczenie usług dla tłumaczy prowadzących działalność gospodarczą zależy od tego, czy tłumacz posiada dostęp do Vendor Portalu

A. Settlements with translators operating a business depend on whether the translator has access to Vendor Portal

1. Brak dostępu – instrukcja poniżej:

1. No Access – instruction below:
  • KONTEKST po zakończonym miesiącu kalendarzowym (do każdego drugiego dnia roboczego następnego miesiąca) przygotowuje i przesyła specyfikacje dla tłumacza z wykonanych prac w danym okresie rozliczeniowym;
  • tłumacz sprawdza specyfikację lub zgłasza uwagi w przypadku rozbieżności;
  • na podstawie zaakceptowanych specyfikacji prosimy o przesyłanie do nas faktur zbiorczych za cały miesiąc, dotyczących zleceń tylko z tego miesiąca. Prosimy o niewystawianie oddzielnych faktur po każdym zleceniu;
  • akceptowane będą wyłącznie faktury wysłane na adres invoices@kontekst.pl. W temacie maila prosimy wpisywać: numer faktury, nazwę firmy;
  • preferujemy faktury w wersji elektronicznej; stosowny formularz oświadczenia stron prosimy wypełnić, podpisać i przesłać najpóźniej z pierwszą fakturą;
  • ważne jest, by data sprzedaży na fakturze była tożsama z datą zakończenia ostatniego projektu w danym miesiącu;
  • data wystawienia może być zgodna z Państwa polityką fakturowania.
  • After the end of a calendar month (by the second working day of the following month), KONTEKST will prepare and send you an account listing the translation jobs done in a given settlement period;
  • You should verify the list or make comments if there are discrepancies;
  • You should prepare a collective invoice based on the accepted list, specifying only projects completed in that month. Please do not issue separate invoices for each project;
  • KONTEKST will only accept invoices sent to invoices@kontekst.pl. In the subject of the email, please enter the invoice number and company name;
  • Electronic invoices are preferred – please complete, sign and submit the relevant statement form with the first invoice at the latest;
  • It is very important that the sale date on the invoice corresponds to the completion date of the last project in a given month;
  • The date of issue may follow your invoice policy.

2. Dostęp do VP – instrukcje tworzenia faktur, link: https://www.kontekst.com/pl/warunki-fakturowania/

2. Access to VP – Invoicing Instructions, link: https://www.kontekst.com/pl/warunki-fakturowania/

B. Rozliczenie usług dla tłumaczy krajowych i zagranicznych rozliczających się na umowę o dzieło

B. Settlements with domestic and foreign translators working under acontract for specific work (umowa o dzieło)

  • Do czwartego dnia roboczego następnego miesiąca po wykonaniu zleceń dział finansów spółki KONTEKST załącza w systemie XTRF podpisane podpisem kwalifikowanym umowy o dzieło za cały okres rozliczeniowy – miesiąc.
  • Tłumacz posiadający dostęp do Vendor Portalu pobiera umowę, podpisuje podpisem kwalifikowanym i w formacie PDF odsyła na adres bills@kontekst.pl; w przypadku braku podpisu kwalifikowanego dostarcza umowę w oryginale, osobiście lub za pomocą Poczty Polskiej/kuriera. Umowy, które wpłyną w oryginale do biura KONTEKST przed 10. dniem miesiąca, są wypłacane do 10. dnia tego miesiąca, w przypadku dostarczenia umowy po 10. ale nie później niż do 20. dnia wypłata następuje w kolejnej transzy, nie później niż do ostatniego dnia roboczego miesiąca wpływu umowy do biura KONTEKST.
  • Tłumacz bez dostępu do Vendor Portalu – dostaje umowę w formacie PDF na swoją skrzynkę mailową i postępuje w sposób powyższy.
  • By the fourth business day of the month following completion of projects, KONTEKST’s Finance Department uploads on the XTRF platform contracts for the entire monthly settlement period, signed with a qualified signature.
  • If you have access to Vendor Portal, you should download the contract, sign it with a qualified signature and send it, in PDF, to the address bills@kontekst.pl; if you do not have a qualified signature, the contract must be delivered on paper, personally by you or by post/courier service. Paper contracts received by KONTEKST by the 10th day of the month shall be settled by the 10th day of that month; if a contract is delivered after the 10th day but not later than on the 20th day of the month, it will be settled in the next tranche, not later than on the last working day of the month in which KONTEKST received the contract.
  • If you do not have access to Vendor Portal, you will receive the contract in PDF by email, and then please proceed as above.